Archivierung der Geschäftsunterlagen in der...

Archivierung der Geschäftsunterlagen in der Zukunft

Mit Inkrafttreten des neuen Gesetzes über Archivmaterial und Archivtätigkeiten („Amtsblatt der RS“, Nr. 6/2020) (im Folgenden: das Gesetz), das am 24. Januar 2020 von der Nationalversammlung der Republik Serbien verabschiedet wurde, nach dem vacatio legis Das neue Gesetz, das sich ausführlich mit der Frage von Archiven und Dokumentationsmaterial befasst, trat am 2. Februar 2021 in Kraft, und wir können mit Sicherheit sagen, dass in diesem Bereich nichts mehr wie zuvor sein wird.

Das neue Gesetz regelt einen weiten Aspekt der archivbezogenen Fragen, legt die Bedingungen für den Schutz von Archiven und Dokumenten fest, legt rechtliche Regelungen für ursprünglich in elektronischer Form erstellte Archive fest, legt die Zuständigkeit und die Tätigkeit der öffentlicher (lässt aber auch Raum für die Popularisierung und Einrichtung von Privatarchiven im Hinblick auf besondere Aktivitäten) Archive in der Republik Serbien.

Die wichtigste Neuerung für Wirtschaftssubjekte in der Republik Serbien ist die Einführung neuer Verpflichtungen in Bezug auf den Umgang mit Archivmaterial und Dokumentenmaterial, wobei das Ziel des Gesetzgebers ist, in diesem Bereich Ordnung und Disziplin zu schaffen durch eine klare Verfahrenseinführung im Verfahren und eine periodische Berichterstattung an das zuständige öffentliche Archiv, was z.B. in der Europäischen Union existiert.

In den Augen des Gesetzes ist der Urheber und Inhaber von Archivmaterial jede juristische (oder natürliche Person), deren Aktivitäten Archivmaterial erstellen.

Die Urheber von Archivmaterial sind in erster Linie verpflichtet, in diesem Bereich gemäß den Bestimmungen von Artikel 14 des Gesetzes geeignete interne allgemeine Akten zu erlassen, wonach jeder Urheber verpflichtet ist, Folgendes zu erlassen:

  1. Allgemeines Gesetz über die Art und Weise der Erfassung, Klassifizierung, Archivierung und Aufbewahrung von Archivmaterial und Dokumentationsmaterial;
  2. Verzeichnis der Kategorien von Archivmaterial und Dokumentationsmaterial mit Aufbewahrungsfristen;
  3. Allgemeines Gesetz über die Art und Weise der Aufzeichnung, des Schutzes und der Verwendung elektronischer Dokumente.

Das zuständige öffentliche Archiv stimmt dem Verzeichnis der Kategorien von Archivgut und Dokumentationsmaterial mit Aufbewahrungsfristen zu.

Darüber hinaus müssen die Ersteller von Archivgut im Unternehmen eine verantwortliche Fachkraft (die beim Ersteller von Archivgut angestellt ist) für den Schutz von Archivgut und Dokumentationsmaterial und den Umgang mit Archivgut und Dokumentationsmaterial benennen.

Obwohl das alte Gesetz über das Kulturerbe („Amtsblatt der RS“, Nr. 71/94, 52/2011 – sonstige Gesetze, 99/2011 – sonstiges Gesetz und 6/2020 – sonstiges Gesetz) sich unter anderem mit und die Frage der Archivierung und Führung von Dokumentationen behandlet und vorschrieb die Pflicht zur Führung des Archivbuches, kam eine kleine Zahl von Archivaren tatsächlich dieser Pflicht nach. Schon allein aufgrund des Fehlens einer angemessenen Sanktion, die in der Praxis angewandt werden würde, haben viele Ersteller von Archivmaterial diese Verpflichtung vernachlässigt.

Das neue Gesetz führt die Verpflichtung des Erstellers von Archivmaterial ein, dem zuständigen öffentlichen Archiv am Sitz des Sitzes bis spätestens 30. April des laufenden Jahres eine Abschrift des Archivbuches für im Vorjahr erstelltes Dokumentarmaterial vorzulegen, wo für die Nichterfüllung dieser Verpflichtung sahen die Strafbestimmungen des Gesetzes eine Sanktion in Form der Haftung bei Vergehen und die Möglichkeit vor, eine juristische Person mit einer Geldstrafe von bis zu 2.000.000,00 Dinar zu bestrafen.. Alle juristischen Personen, die das Archivbuch bisher nicht ordnungsgemäß geführt haben, sind verpflichtet, es rückwirkend (ab dem Tag seiner Einrichtung) zu erstellen und vor dem zuständigen öffentlichen Archiv zu beglaubigen.

Das Gesetz sieht auch eine Verpflichtung für den Ersteller von Archivgut vor, das zuständige öffentliche Archiv bei jeder zukünftigen Statusänderung, Änderung der Anschrift oder des Firmennamens sowie im Falle der Eröffnung des Konkurses oder der Eröffnung einer Liquidation über die erwähnte Änderung zu unterrichten. Unter Berücksichtigung der personellen und räumlichen Beschränkungen der öffentlichen Archive in der Republik Serbien bleibt abzuwarten, wie dieses Problem in Zukunft gelöst wird.

Erstmals regelt die Bestimmung des Artikels 11 des Gesetzes auch die Ausgabe von Archivmaterial und Dokumentenmaterial in elektronischer Form, wonach:

,, Der Ersteller und Inhaber von Archivmaterial und Dokumentationsmaterial in elektronischer Form ist verpflichtet, Verfahren und Verfahren im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung durchzuführen sowie das Informationssystem zu nutzen, das den Schutz, die Authentizität, die Authentizität, die Integrität und die Nutzbarkeit elektronischer Dokumente gewährleistet garantiert.

Der Ersteller und Inhaber des Archivmaterials und des Dokumentenmaterials bereitet das Archivmaterial und das Dokumentenmaterial für die zuverlässige elektronische Aufbewahrung und die zuverlässige elektronische Aufbewahrung des Archivmaterials und des Dokumentenmaterials gemäß den Vorschriften über die zuverlässige elektronische Aufbewahrung und gemäß den aufgrund dieses Gesetzes erlassenen Vorschriften vor..“

Mit anderen Worten, alles, was der Ersteller von Archivgut in der ausgeübten Tätigkeit als Dokument in elektronischer Form anlegt, das zum Signieren mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat geeignet ist, indem (elektronische Form) das Dokument in Zukunft aufbewahrt wird. Archivgut wird in der Form, in der es erstellt wurde, dauerhaft aufbewahrt, d.h. wenn das als Archivgut einzustufende Dokumentarmaterial in Papierform erstellt wurde, darf es unabhängig vom Verfahren seiner Digitalisierung (was bedeutet nicht, dass es nicht digitalisiert werden kann, im Übrigen ist so etwas wünschenswert, sondern nur für betriebliche Zwecke, keinesfalls als dauerhafte Speicherung). Andererseits kann ein nicht elektronisches Dokument, für das keine dauerhafte Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist, auch vor Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, wenn es im Rahmen des qualifizierten elektronischen Aufbewahrungsdienstes aufbewahrt wird.

Da es sich um eine neue Art der rechtlichen Regelung eines Aspekts der Unternehmenstätigkeit handelt, freuen wir uns auf die Verabschiedung entsprechender Satzungen, die innerhalb eines Jahres nach Inkrafttreten des Gesetzes verabschiedet werden und die in unsere Zukunft weiter bestimmen Rechte und Pflichten im Archivierungsprozess definieren sollen.