Arhiviranje poslovne dokumentacije u…

Donošenjem novog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) (u daljem tekstu: Zakon) koji je Narodna skupština Republike Srbije izglasala dana 24.01.2020. godine, nakon protoka vacatio legis nešto više od godinu dana novi Zakon koji se detaljno bavi pitanjem arhivske građe i dokumentarnim materijalom, počeo je sa primenom dana 02.02.2021.godine i zasigurno možemo reći da u ovoj oblasti više ništa neće biti isto.

Novim Zakonom uređuje se širok aspekt pitanja vezanih za arhivsku građu, utvrđuju se uslovi za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku, nadležnost i delatnost javnih (ali se ostavlja prostor i za popularizaciju i osnivanje privatnih arhiva u smislu posebne delatnosti) arhiva u Republici Srbiji.

Najvažnija novina za privredne subjekte u Republici Srbiji jeste uvođenje novih obaveza u pogledu postupanja sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, gde je cilj Zakonodavca da evidentnim uvođenjem procedura u postupanju i periodičnim izveštavanjem nadležnog javnog arhiva se uvede red i disciplina u ovoj oblasti kakva npr. postoji u Evropskoj uniji.

U očima Zakona, stvaralac i imalac arhivske građe je svako pravno (ili fizičko lice ) čijim delovanjem i obavljanjem delatnosti nastaje arhivska građa.

Stvaraoci arhivske građe pre svega imaju obavezu da donesu odgovarajuće interne opšte akte iz ove oblasti shodno odredbi člana 14. Zakona po kojoj, svaki stvaralac je dužan da donese:

1. Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2. Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
3. Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Pored toga, stvaraoci arhivske građe u okviru privrednog društva moraju imenovati odgovorno stručno lice ( koje je zaposleno kod stvaraoca arhivske građe) za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.

Iako je stari Zakon o kulturnim dobrima („Sl. glasnik RS“, br. 71/94, 52/2011 – dr. zakoni, 99/2011 – dr. zakon i 6/2020 – dr. zakon) koji se između ostalog bavio i pitanjem arhiviranja i čuvanja dokumentacije, propisivao obavezu vođenja Arhivske knjige, mali je broj stvaraoca arhivske građe je zapravo ispunjavao ovu obavezu. Jednostavno zbog nepostojanja adekvatne sankcije koja bi se u praksi primenjivala veliki broj stvaraoca arhivske građe je zanemarivao ovu obavezu.

Novim Zakonom uvedena je obaveza stvaraoca arhivske građe da dostavi nadležnom javnom arhivu po mestu sedišta, prepis Arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, gde je za propuštanje ove obaveze kaznenim odredbama Zakona uvedena sankcija u vidu prekršajne odgovornosti i mogućnost kažnjavanja pravnog lica novčanom kaznom do 2.000.000,00 dinara. Sva pravna lica koja do sada nisu uredno vodila arhivsku knjigu, biće dužna da retroaktivno sačine istu (od dana osnivanja) i overe je pred nadležnim javnim arhivom.

Zakon takođe uvodi obavezu stvaraocu arhivske građe da prilikom svake buduće statusne promene, promene adrese sedišta ili poslovnog imena, kao i u slučaju otvaranja stečaja ili pokretanja likvidacije obavesti o navedenoj promeni nadležni javni arhiv. Ako se ima u vidu kadrovska i prostorna ograničenost javnih arhiva u Republici Srbiji, ostaje da se vidi kako će ovo pitanje rešavati u budućnosti.

Po prvi put odredbom člana 11 Zakona regulisano je i pitanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, po kojoj:

,,Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.“

Drugim rečima, sve što u obavljanu delatnosti stvaralac arhivske građe stvori kao dokument u elektronskom obliku, koji je podoban za potpisivanje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, u tom (elektronskom obliku) se dokument u buduće i čuva. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala, što znači da ako je dokumentarni materijal, koji je klasifikovan kao arhivska građa, nastao u papirnom obliku, on nipošto ne sme biti uništen, bez obzira na proceduru njegovog digitalizovanja (što ne znači da on ne može biti digitalizovan, štaviše tako nešto je poželjno, ali samo za operativne svrhe, nipošto kao način trajnog čuvanja). Sa druge strane, oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.

Kako se radi o novom načinu pravnog regulisanja jednog aspekta u poslovanju privrednih društava, sa nestrpljenjem očekujemo donošenje odgovarajućih podzakonskih akata, koji bi trebalo da budu doneti u roku od godinu dana od stupanja Zakona na snagu i koji bi trebali bliže da nam definišu buduća prava i obaveze u postupku arhiviranja.