David Bojić • apr 20, 2023
Šta nam donose izmene Zakona kojima će se privredni subjekti osnivati isključivo elektronski?
Zakonom o izmenama i dopunama Zakona o postupku registracije u Agenciji za privredne registre („Sl. glasnik RS“ br. 99/2011, 83/2014, 31/2019 i 105/2021) iz 2021. godine (u daljem tekstu: Zakon), između ostalog predviđeno je i da po isteku roka od 18 meseci od dana stupanja na snagu ovog zakona počinje da se primenjuje odredba koja predviđa elektronsku formu osnivanja kao jedini mogući način osnivanja privrednih društva u Agenciji za privredne registre (u daljem tekstu: APR). Kako nam se istek ovog perioda bliži, u daljem tekstu moći ćete da se upoznate sa osnovnim stvarima u vezi elektronskog osnivanja privrednih društva.
Naime, počevši od 17. maja 2023. godine, APR će prijave za osnivanje privrednog društva prihvatati isključivo u elektronskoj formi. U daljem tekstu možete pronaći odgovore na sledeća pitanja:
- Šta je elektronsko osnivanje i kako ono funkcioniše;
- Razlike i prednosti u odnosu na stari način osnivanja privrednih društva;
- Uloga advokata u postupku elektronskog osnivanja;
- Postupak elektronskog osnivanja u odnosu na strance.
Šta je elektronsko osnivanje i kako ono funkcioniše?
Elektronsko osnivanje predstavlja način osnivanja privrednih društava koji se sprovodi na sajtu APR-a putem korisničke aplikacije. Kao što smo pomenuli, od 17. maja 2023. godine, jedini način na koji će moći da se vrši osnivanje privrednih društva je upravo ovaj, tako što će se putem korisničke aplikacije podnositi e-prijava sa potrebnim dokumentima koji moraju da budu digitalizovani (u elektronskoj formi potpisani elektronskim potpisom).
Za podnošenje e-prijave postoje četiri važna preduslova. Podnosilac prijave mora da ima:
- kvalifikovani elektronski sertifikat (elektronski potpis) izdat od sertifikacionog tela u Republici Srbiji;
- instaliran čitač elektronskih kartica i instaliranu NEXU aplikaciju za elektronsko potpisivanje;
- mogućnost plaćanja elektronskim putem korišćenjem Visa, Dina ili MasterCard platne kartice;
- otvoren nalog na sistemu Agencije za privredne registre, radi pristupa aplikaciji.
Razlike i prednosti u odnosu na stari način osnivanja privrednih društva
Podnošenje registracione prijave osnivanja u papirnoj formi, direktno u sedištu APR-a ili poštom, predstavljalo je uobičajenu praksu podnošenja prijava. Međutim, stupanjem na snagu izmena Zakona registracione prijave osnivanja privrednih društva (DOO, AD, OD, KD) neće moći više da se podnose na ovaj način, odnosno neće biti dozvoljeno podneti prijavu u papiru za osnivanje privrednog društva, već se prijava može podneti isključivo u elektronskoj formi putem posebne korisničke aplikacije.
Ostale pravne forme koje se registruju u Registru privrednih subjekata (zadruge i zadružni savezi, javna preduzeća, ogranci i predstavništva stranih privrednih društava) moći će i dalje da se osnivaju na dosadašnji način (u papiru), s tim što će biti omogućeno i podnošenje elektronske prijave za one koji to žele. Dodatno skrećemo pažnju i na to da član 9. stav 2. Zakona predviđa da je elektronski način podnošenja prijave jedini dozvoljen i mogući način podnošenja prijave, ali samo kada se radi o osnivanju privrednih društva, pa u tom pogledu sve ostale registracione prijave koje se podnose APR-u, primera radi registraciona prijava promene sedišta, e-mail adrese ili direktora društva se i dalje podnose u papirnoj formi neposredno u sedištu APR-a ili putem pošte. Međutim, kako u APR-u najavljuju uskoro će biti omogućeno da se i ove registracione prijave promene podataka podnose elektronski, ali na način da one predstavljaju samo mogućnost a ne i jedini mogući način podnošenja ovih prijava.
Jedna od razlika elektronske prijave osnivanja u odnosu na one u papiru je da osnivački akt više ne mora da se overava kod notara jer nije u papirnom formatu već se radi o elektronskom aktu koji sada osnivači potpisuju svojim elektronskim potpisima i na taj način potvrđuju svoj identitet (što je ranije notar radio stavljanjem svoje klauzule na dokument u papiru).
Osnovne prednosti elektronskog osnivanja se ogledaju u činjenici da se na ovaj način stvaraju uslovi za smanjenje troškova i vremena za osnivanje društva, unapređuje se i proširuje nivo usluga za građane i smanjuje vreme obrade zahteva od strane Agencije, što doprinosi većoj efikasnosti.
Ovakva praksa je u skladu sa konceptom e-Uprave i digitalizacije poslovanja celokupne privrede radi ubrzanja pravnog prometa i doprinosa očuvanju životne okoline. Takođe, treba napomenuti da Republika Srbija ovim izmenama harmonizuje kompanijsko pravo sa pravom Evropske Unije, koje u poslednjoj deceniji ima izraženi trend digitalizacije, ostvarujući na taj način cilj koji teži da postigne a to je veća efikasnost.
Uloga advokata u postupku elektronskog osnivanja
Izmenama Zakona, dato je pravo advokatima koji su upisani u imenik advokata Advokatske komore Srbije, da svojim elektronskim potpisom potpišu dokumenta koja su izvorno nastala u papirnoj formi i na taj način ih digitalizuju, dakle pretvore u elektronski dokument.
Iako smo pomenuli da je jedna od razlika elektronske prijave u odnosu na papirnu ta da više nemamo dokumentaciju u papirnoj formi već je neophodno da ona bude u elektronskom formatu, ipak u određenim slučajevima biće neophodno da se dokumenti potrebni za osnivanje prvo pripreme u papirnoj formi pa da se onda potom digitalizuju, a upravo u tome ključnu ulogu će imati advokati.
Ova mogućnost koja je data advokatima može biti od značaja kada osnivači društva ne poseduju svoje elektronske potpise. U tom slučaju, potrebno je da se osnivački akt društva sačini u papirnoj formi koji će potom osnivači potpisati i overiti kod notara, a potom će advokat takav dokument digitalizovati i potpisati svojim elektronskim potpisom čime će potvrditi istovetnost originalu, za potrebe podnošenja elektronske prijave za osnivanje privrednog društva. Neophodan uslov je da advokat istovremeno potpisuje i prijavu uz koju se taj akt, odnosno dokument dostavlja uz obavezu da čuva original akta, odnosno dokumenta koji je digitalizovao i podneo APR-u kao i sam digitalizovani akt, odnosno dokument.
Takođe i potvrda banke o uplati uloga u društvo, saglasnost nadležnog organa i bilo koji drugi dokument koji je izvorno nastao u papirnoj formi, a potrebno je da se dostavi APR-u uz prijavu osnivanja privrednog društva, može biti pretvoren u elektronski dokument od strane advokata koji svojim potpisom garantuje da je imao originalan dokument, te da ga je skenirao i potpisao elektronskim potpisom, odnosno kvalifikovanim elektronskim pečatom.
Postupak elektronskog osnivanja u odnosu na strance
Na ovom mestu se postavlja pitanje kakve će biti posledice izmene Zakona u situaciji kada strano fizičko lice ili pravno lice preko svog zakonskog zastupnika želi da osnuje privredno društvo u Srbiji.
Pre svega, treba naglasiti da APR prihvata sve elektronske sertifikate izdate od strane sertifikacionih tela RS, dok sa druge strane one sertifikate koji su izdati u stranoj zemlji priznaje samo ukoliko se radi o dokumentima potpisanim elektronskim potpisom države sa kojom Republika Srbija ima ratifikovan sporazum o međusobnom priznanju elektronskih usluga od poverenja. Međutim, kako se u odnosu na najveći broj država ne primenjuju ovi sporazumi zbog nepostojanja uslova reciprociteta samim tim neće biti prihvaćeni ni elektronski dokumenti koji su potpisani elektronskim potpisom izdatim od strane sertifikacionog tele strane države.
Kako je elektronski potpis koji stranci poseduju najverovatnije izdat od strane sertifikacionog tela države odakle to lice dolazi, to neće biti od značaja za postupak elektronskog osnivanja u RS, budući da APR ne prihvata strane sertifikate upravo iz gorepomenutog razloga. Iz toga proizilazi da je neophodno da strani državljanin pre svega pribavi elektronski potpis izdat od strane sertifikacionog tele u RS, pa tek onda može osnovati društvo u Srbiji. Međutim, na ovom mestu može nastati poteškoća jer je Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Službeni glasnik RS“, br. 94/2017 i 52/2021) predviđeno da izdati sertifikat može da preuzme isključivo ličnim prisustvom lice na koga se sertifikat odnosi. Iako opravdana i sa razlogom uvedena, ovakva odredba stvara brojne poteškoće u praksi, a predstavljaće problem i kod elektronskih osnivanja u situacijama kada se strani državljanin ne nalazi u Srbiji pa samim tim nije ni u mogućnosti da lično preuzme sertifikat.
Iz svega navedenog postupak osnivanja privrednog društva čiji je osnivač stranac mora se odvijati preko advokata i to na sledeći način. Pre svega neophodno je da advokat ima potpisano punomoćje u papiru koje će potom digitalizovati i potpisati ga svojim elektronskim potpisom. Zatim neophodno je da se advokatu dostavi dokumentacija, takođe u papiru, koja ispunjava sve uslove za registraciju (da je u originalu, sa prevodom ovlašćenog tumača, tamo gde je potrebno da bude snabdevena pečatom ili apostilom), takvu originalnu dokumentaciju advokat digitalizuje (skenira, prevodi u pdf format i potpisuje kvalifikovanim elektronskim potpisom) i najzad podnosi je elektronskim putem APR-u.
Ukoliko se u zemlji izdavanja dokumenta (npr. izvod iz stranog registra) on izdaje isključivo u elektronskoj formi, procedura je sledeća:
- strani elektronski dokument koji se ne priznaje u Srbiji mora se pretvoriti u papirni, ali tako što će strani notar ili drugi organ nadležan za overu kopije u inostranstvu potvrditi svojom klauzulom da se radi o kopiji vernoj elektronskom originalu,
- potom se takav dokument prevodi na srpski,
- sve to zajedno (overenu kopiju i prevod) advokat digitalizujete.
Osim uslova da advokat, koji je digitalizovao dokument, bude ujedno i podnosilac registracione prijave, potrebno je i da bude upisan u imenik Advokatske komore Srbije što registrator proverava uvidom u imenik AKS.